CityOps
Városüzemeltetés Támogató Rendszer
A CityOps rendszer egy olyan alkalmazás, mely megoldást kínál az önkormányzatok és a közszolgáltatók számára a városüzemeltetési feladatok gyorsabb és gördülékenyebb elvégzésére. A rendszer célja, hogy megkönnyítse a megrendelő és a megbízott között a kommunikációt, biztosítsa valamennyi fenntartott intézmény karbantartási és üzemeltetési feladatainak elvégzését, illetve átláthatóbbá tegye mind a fenntartó, mind az üzemeltető számára a munkafolyamatokat, engedélyezési eljárásokat.
A felek sokszor szembesülnek vele, hogy a szerződésekben nem meghatározott feladatok nehézkesen, hol az egyik, hol a másik fél „kárára” valósulnak csak meg. A rendszer megfelelő paraméterezése lehetőséget biztosít arra, hogy egy szabályozott és ellenőrzött munkafolyamat valósuljon meg.
A munkafolyamatok egyes lépései a bejelentéstől kezdve, az engedélyezésen és a feladat megoldásán át, a műszaki és pénzügyi teljesítésig nyomon követhetőek. A különböző jogosultsági szinteknek köszönhetően a felhasználók mindig csak a számukra megfelelő státuszban lévő ügyeket tudják kezelni. Arról, hogy újabb feladatuk van e-mail értesítést kapnak, ezért nem kerülheti el a figyelmüket semmi, és nem akadhat meg a folyamat.
Minden bejelentéshez lehetőség van dokumentáció csatolására is, így egy vitás kérdésben fényképes vagy egyéb, más bizonyító erejű irat is felcsatolható. Természetesen ezekhez csak az erre jogosultak férhetnek hozzá, így elképzelhető, hogy egy fenntartott intézmény által bejelentett igény esetén már csak arról értesül a bejelentő, hogy megoldották az ügyet, miközben számos olyan folyamat zajlik le az ügy történetében, ami csak a közszolgáltató és a megrendelő számára elérhető.
A rendszerben történt valamennyi változást naplózza a program, amit az arra jogosultak bármikor, magánál az ügynél ellenőrizni tudnak, így egyszerűen nyomon követhető, ha a bejelentés bármely részében módosítás történt, legyen az státusz váltás, megjegyzés hozzáfűzése vagy dokumentum csatolása.
A napló bejegyzések tartalmazzák, hogy ki, mikor és mit csinált a rendszerben az adott üggyel kapcsolatban. Ez nemcsak abban segít, hogy az alkalmazásban történt módosítások nyomon követhetőek legyenek, hanem abban is, hogy a megrendelő, illetve az igényt bejelentő intézmény lássa, hogy a közszolgáltató foglalkozott-e már az adott problémával vagy sem. Ezáltal ellenőrizhetővé válik a közszolgáltató reagálási ideje is.
A folyamatba beilleszthető a megrendelő jóváhagyó szerepe, ami abban segíti a közszolgáltatót, hogy engedélyt kapjon a kötelezően elvégzendő feladatokra. A fenntartó a feladat jóváhagyásával elismeri fizetési kötelezettségét is, így biztosítottá válik, hogy csak azok a plusz munkák készülhetnek el, amit később a megrendelő finanszírozni is fog.
Ez egyfajta visszacsatolás az intézmény felé, akinek igényeit a fenntartó a megfelelő keretek között tudja tartani.
A CityOps rendszerben korlátlan számú projekt kezelhető. Ennek nagy előnye, hogy egy közös rendszerbe olyan közszolgáltatókat, alvállalkozókat és egyéb szereplőket is be lehet kapcsolni, akik csak bizonyos területeken érintettek.
A projektek alá alprojektek is felvehetőek, tovább finomítva és csoportosítva a jogosultságok skáláját.
A projektek kezelése a különböző statisztikák, nyilvántartások és kimutatások készítésében is hasznos megoldás lehet.
A rendszerben előre meghatározott jogosultsági szintek, úgynevezett beosztások vannak. Ezek száma szükség szerint bővíthető.
Egy-egy projekthez ugyanazzal a beosztással más jogosultság is beállítható a felhasználók számára, mint például egy ellenőrző az egyik projektben csatolhat dokumentumot a bejelentésekhez, addig egy másik projektben tilthatjuk ezt a jogkört.
Ugyanakkor lehetőségünk van egy-egy felhasználó esetében több jogosultságot is kiosztani projektenként. Ez azt jelenti, hogy amíg az egyik projektben menedzseri (legmagasabb jog) szinten kezelheti az ügyeket, addig egy másik projekt esetében csak ellenőrzői jogokat gyakorolhat.
A CityOps számtalan olyan egyedi lehetőséget kínál, ami csak egy adott projektre vonatkozik, így minden egyes projektet lehetőségünk van testre szabni.
Egységes folyamatok és projektek esetében azonban használhatjuk a globális beállításokat, ezzel megkönnyítve a rendszer paraméterezését.
Egyedi beállítások:
- kategóriák kialakítása
- egyedi mezők (szabadon paraméterezhető, maszkolható)
- címkézés
A rendszer több lehetőséget is biztosít a nyilvántartott adatok, folyamatok szűrésére, kimutatások készítésére.
Vannak előre legyártott, kész összegzések, és vannak szabadon szerkeszthető szűrési paraméterek.
A kimutatásokat Excel és Word dokumentumban is exportálhatjuk, a szűrt adatokat pedig ki is kinyomtathatjuk.
